En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande fysisk person. Exempel på sådana uppgifter är personnummer, personliga e-postadresser, telefonnummer och dylikt, men även krypterade uppgifter kan utgöra personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer. Alla uppgifter som kan identifiera en fysisk persons fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella och/eller sociala identitet är personuppgifter.

Med behandling avses varje handling som företas med en personuppgift. Det kan röra sig om allt från insamling och lagring, till ändring, användning eller radering. Det saknar betydelse om hanteringen sköts manuellt eller automatiserat.

Uppgifter som du själv lämnar till oss

Vi behandlar personuppgifter som din arbetsgivare lämnar till oss eller som du själv lämnar till oss inför ingående av avtal och under avtalstidens gång. Uppgifter samlas in när du tar kontakt med oss per telefon, mail, vår hemsida, på mässor eller när vi kontaktar dig för ett samarbete.

Uppgifter från andra källor

I det fall vi för uppfyllande av våra skyldigheter enligt vårt avtal skulle behöva komma i kontakt med dig eller komplettera de personuppgifter vi har om dig, kan vi komma att behandla personuppgifter om dig som går att hitta på offentliga databaser, kunders och leverantörers hemsidor eller sociala medier. Detta är aktuellt om vi t.ex. märker att en kontaktuppgift du har lämnat till oss är felaktig.

Vi kan även komma att samla in personuppgifter från en tredje part i det fall du har visat intresse för köp av våra produkter eller tjänster och har en överenskommelse med den tredje parten om att den tredje parten får förmedla dig som kund till leverantörer av de tjänster du söker.

Kategorier av personuppgifter som insamlas från tredje parter är:

Identitetsuppgifter: namn och titel/position.

Kontaktuppgifter: telefonnummer, e-post.

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna leverera och tillhandahålla våra tjänster och produkter i enlighet med vårt avtal med dig eller din arbetsgivare och för att kunna informera om nyheter och viktiga uppdateringar gällande våra produkter. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna ingå avtal med tredje parter, där de tredje parterna ska kunna ta del av dina kontaktuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt vårt avtal med dig eller din arbetsgivare.

Dina personuppgifter måste vi även behandla för att uppfylla våra bokföringsrättsliga skyldigheter och för att bevaka dina eller våra rättsliga intressen.

För att få behandla dina personuppgifter måste vi ha en laglig grund för detta. Vi behandlar dina personuppgifter på följande grunder:- Då personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal som vi har med dig eller din arbetsgivare.

- Då personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse, såsom vår bokföringsskyldighet.

- Då vi av marknadsföringsskäl har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för att informera om nyheter och viktiga uppdateringar gällande våra produkter.

Dina personuppgifter behandlas endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål de samlats in för - exempelvis så länge det krävs för att vi ska kunna fullfölja de skyldigheter som vi har med anledning av ett avtal med dig. Vi kan komma att spara uppgifterna längre om det krävs enligt lag eller för att bevaka våra rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.

Dina personuppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. Personuppgifter som inte behövs i vår dagliga verksamhet avskiljs, om det är erforderligt med begränsad åtkomst. Personuppgifter som samlats in för marknadsföringsändamål raderas senast två (2) år efter insamlandet. Räkenskapsinformation sparas i sju (7) år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Kontaktuppgifter till personer i en kunds organisation eller hos en underleverantör sparas i två (2) år eller för den längre period då det fortfarande är nödvändigt att spara dessa uppgifter med anledning av vårt avtal. När vi avslutat ett samarbete arkiverar vi samarbetet och de personuppgifter som finns i handlingarna i två (2) år.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med våra samarbetspartners som då får tillgång till dina kontaktuppgifter.

Våra samarbetspartners består framförallt vår externa huvudleverantör Minitab LLC samt inhyrda underkonsulter som hjälper oss att bedriva vår verksamhet och uppfylla våra avtalsrättsliga skyldigheter gentemot våra kunder.

Dina personuppgifter kan även komma att delas med andra samarbetspartners, såsom tjänsteleverantörer som tillhandahåller kundplattformer, molntjänster, mailtjänster och liknande som vi behöver för att kunna bedriva vår verksamhet. Dessa tjänsteleverantörer, vilket även inkluderar Minitab LLC, är våra personuppgiftsbiträden.

Vi ställer krav på våra samarbetspartners att de skyddar dina personuppgifter på ett adekvat sätt i enlighet med denna policy och Dataskyddsförordningen. Vi arbetar aktivt med uppgiftsminimering och delar inte mer personuppgifter än vad som är nödvändigt för att uppnå ändamålet med behandlingen.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter när så krävs till följd av lag eller myndighetsföreskrift med en utomstående tredje part som då är självständigt personuppgiftsansvarig. Detsamma gäller då Norsys måste dela dina personuppgifter med en tredje part då det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande och Norsys rättsliga intressen.

Dina personuppgifter behandlas inom EU/EES. För det fall att vi använder oss av tjänsteleverantörer som överför dina personuppgifter till länder utanför EU och EES kommer vi att vidta åtgärder för att skydda dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga lagkrav, exempelvis genom att kräva garantier om att leverantören skyddar uppgifterna i enlighet med gällande dataskyddsregler. Om du vill veta mer om vilka skyddsåtgärder vi vidtagit kan du kontakta oss.

Rättelse och tillgång till dina uppgifter

När vi behandlar dina personuppgifter har du när som helst rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter eller ändra de uppgifter som du lämnat.

Du har också rätt att begära ett så kallat registerutdrag för att få reda på vilka personuppgifter vi har registrerade om dig.

Motsätta dig behandling

Du har rätt att motsätta dig behandling som vi utför på den lagliga grunden intresseavvägning d.v.s. där vi har angett att vi har ett berättigat intresse för behandlingen.

Radering

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade hos oss. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.

Begränsa behandling

Du kan även ha rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas när så är möjligt. Om du begär sådan begränsning av behandlingen kan det dock leda till att vi inte kan uppfylla våra åtaganden mot dig under tiden som begränsningen pågår.

Dataportabilitet

Om du själv vill kunna lagra och använda de personuppgifter vi behandlar om dig eller om du vill att dessa personuppgifter flyttas till någon annan personuppgiftsansvarig, har du rätt att få tillgång till personuppgifterna i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Denna rättighet till överflyttning gäller bara personuppgifter du själv har lämnat till oss och som vi behandlar med stöd av ditt samtycker eller med anledning av vårt avtal.

Rätt att lämna klagomål

Om du är missnöjd över sättet vi behandlar dina personuppgifter på ber vi dig att kontakta oss på kundtjanst@norsys.se

Du har också rätt att vända dig med eventuella klagomål till Datainspektionen.