SWOT-analys: ett kraftfullt verktyg för bland annat strategisk planering.
När det blir tufft inom brottsbekämpningen tar man in sin elitenhet: SWAT-laget (Special Weapons and Tactics).
Men vad händer när det blir tufft i ert företag? Då behöver ni göra bedömningar och införa förändringar, vilket kan innebära allt från strategi till processförbättringar till varumärkesbyggande, men var inte rädda - ni kan ha ert alldeles egna SWOT-team redo.
SWOT-analysen utvecklades av Albert S. Humphrey på 1960-talet och är en strategisk planeringsteknik som används för att hjälpa till att informera och bestämma strategin för ett företags framtid. Det ses ofta som ett verktyg som är reserverat för en företagsledning, men ärligt talat är en SWOT-analys ett utmärkt sätt för alla inom en organisation att förstå de olika problem som uppstår både idag och framöver.
Vad är en SWOT-analys?
SWOT är en förkortning för Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats. Varje bokstav är en viktig komponent i verktyget, som är upplagt i ett kvadratiskt format med fyra kvadranter, en så kallad SWOT-matris. Matrisen fylls vanligtvis i med punktlistor från vänster till höger, uppifrån och ned efter ordningen för ordet SWOT.
I likhet med brainstorming-verktyg som fiskbensdiagram eller idékarta är en SWOT-analys ett otroligt verktyg som hjälper er att få värdefull insikt i olika aspekter av er organisation eller avdelning. Dessutom är det ett kraftfullt men ändå enkelt sätt att lyfta fram behovet av förändring i ett företag.
Styrkor (Strengths) och svagheter (Weaknesses) är interna faktorer inom företagets kontroll. Styrkor är oftast positiva, det kan vara unika egenskaper och att lyfta fram fördelar, medan svagheter är allt negativt hos företaget som skulle kunna förbättras, förändras eller elimineras. Svagheter i synnerhet kan vara utmanande att identifiera eftersom de kräver både ärlighet och objektivitet. Möjligheter (Opportunities) och hot (Threats) är externa faktorer utanför företagets kontroll, som tex ny teknik eller konkurrenter och deras agerande. Möjligheter är ett utrymme där man kan fundera över de möjligheter eller luckor i branschen som kan bli fördelaktiga för företaget. Hot, å andra sidan, fokuserar på sårbarhetsområden som kan vara oundvikliga eller okontrollerbara, men som möjligen kan åtgärdas för att ge företaget en chans att skydda sig själv. Låt oss nu ta en titt på en strategisk SWOT för företag. I exemplet nedan är vi ägare till en kinesisk restaurang, The Fortune Cookie, och vi försöker ta reda på vår strategi framöver.
Som ni kan se kan en SWOT-analys, på ett mycket enkelt och förenklat sätt, belysa strategiska alternativ för ett företag att fortsätta växa, samtidigt som det informerar om förbättringsområden.
Kan en SWOT-analys hjälpa till med processförbättringar?
På tal om förbättring. En av de största utmaningarna för personer som leder förbättringsarbeten är att övertyga och få med sig andra runt om i organisationen. I det läget är en SWOT-analys ett kraftfullt verktyg för förbättringsteamet att använda sig av.
Låt oss använda ett exempel inom hälso- och sjukvårdsbranschen för att illustrera hur en SWOT-analys skulle kunna fungera i ett scenario som handlar om att utföra förbättringsarbete. Föreställ er att den ansvarige för förbättringsteamet på ett sjukhus vill påbörja ett förbättringsprojekt med en specifik operationsavdelning. Den ansvariga för förbättringsteamet har svårt att få med sig viktiga beslutsfattare, särskilt eftersom avdelningen redan har implementerat en lean processförbättring för flera år sedan. Utöver det är denna avdelning unik genom att den erbjuder procedurer som ingen annan anläggning i området erbjuder, vilket gör avdelningen mycket lönsam. Den ansvariga för förbättringsarbetet samlar sitt team och ett par intressenter för att sammanställa följande SWOT-analys:
SWOT-analysen lyfte fram strategiska möjligheter för sjukhuset att expandera samtidigt som man underströk områden med förbättringsmöjligheter och vaksamhet.
För styrkor (Strenghts) och svagheter (Weaknesses) mäter mästaren saker inom egen kontroll, som tid (d.v.s. vistelsens längd), kapacitet (d.v.s. patientgenomströmning), kostnader och kvalitet (d.v.s. patientnöjdhet med enheten). För svagheter fokuserade de i synnerhet på frågor som: vilka är flaskhalsarna i enheten? Vilka är smärtpunkterna för patienterna? Vad gör enheten som bidrar till högre kostnader eller som inte tillför värde? Under denna diskussion, trots de positiva resultaten och den höga patientnöjdheten, lyfte de fram att patienterna faktiskt stannar längre än normalt och att medarbetarnas nöjdhet är låg, vilket potentiellt leder till hög omsättning. De avslöjade också att trots lönsamheten för enheten finns det ökad kapacitet att driva ännu fler intäkter.
Teamet går vidare till möjligheter (Opportunities), som i en traditionell SWOT skulle fokusera på externa möjligheter. När det kommer till processförbättringar kanske mästaren vill fokusera på att lyfta fram interna möjligheter för förbättringsområden. I det här fallet har de föreslagit att de genom att skapa fler karriärmöjligheter, som certifiering för sjuksköterskorna, skulle kunna öka de anställdas moral och minska omsättningen. Eller att de genom att marknadsföra enheten lite mer skulle kunna öka kapaciteten.
Sist men inte minst tar teamet upp hot (Threats). För processförbättringar fokuserar de på hot som dyker upp om enheten inte vidtar åtgärder. De tänker på saker som: missnöjda läkare och sjuksköterskor kan lämna sin enhet för att ansluta sig till ett annat sjukhus och starta ett konkurrenskraftigt kirurgiskt program, eller så kan patienterna vara omedvetna om de tjänster som denna enhet erbjuder, vilket kan resultera i att de söker hjälp någon annanstans.
En sak att notera i det här exemplet är att intressenter som blir involverade i att utveckla en SWOT kan hjälpa till att belysa förbättringsområden och möjligheter som ni själva kanske inte ser. Om de inte kan vara med i utvecklingen kan en SWOT-analys också användas som ett underbart kommunikationsverktyg för att hjälpa dig att övertyga dina intressenter!
Hur SWOT-analys används i marknadsföring?
Hittills har vi granskat ett exempel på SWOT för strategisk planering och sedan processförbättring. Men kan SWOT-analys hjälpa till inom andra områden som marknadsföring? Låt oss titta på en praktisk användning av SWOT för marknadsföring, särskilt varumärkesansvariga.
I det här exemplet vill en global klädtillverkare med bred distribution och designkunskap utvärdera sitt varumärke.
För styrkor (Strengths) identifierar varumärkeschefen saker som de själva kan kontrollera idag, som dess höga kvalitet och låga kostnader. För svagheter (Weaknesses) listar varumärkeschefen saker som varumärkets oklara produktpositionering och att man har ett mindre produktutbud än konkurrenterna. Som möjligheter (Opportunities) nämner chefen premiumprodukter och som hot (Threats) listar chefen bland annat varumärken som tillverkar billiga kopior samt aggressiv reklam från sina konkurrenter. Se deras fullständiga SWOT-analys nedan:
Som resultat av denna övning inser varumärkeschefen att de måste vidta åtgärder för att förtydliga sina produkternas positionering samt utöka sitt produktutbud. Det ger dem också befogenhet att föra en diskussion med sin Chief Marketing Officer (CMO) om att investera mer i reklam för att undvika risken för varumärkeserosion från varumärken som tillverkar billigare kopior eller aggressiva konkurrenter.
Börja SWOT-a fram!
SWOT-analysen är ett användbart verktyg som alla kan använda för att hjälpa till att brainstorma och identifiera förbättringsområden i en organisation, oavsett avdelning eller fokus. Att göra en SWOT-analys är enkelt med vår SWOT-mall i Minitab Workspace. Vår mall är lätt att använda med en färdig SWOT-matris, så att du kan gå direkt in på att brainstorma och fylla i informationen när du är redo. Glöm inte att lägga till lite extra till din SWOT med hjälp av designläget - märk din SWOT med företagsfärger eller välj ditt favorittypsnitt. Exportera sedan med ett klick till Microsoft Office eller våra andra Minitab-produkter. Genom att designa din SWOT i Minitab Workspace kan du också spara och uppdatera den när som helst.
SWOT-analys är bara ett av de 90+ verktyg som ingår i Minitab Workspace; se hela listan här.